서울시, 지자체 최초 아파트 모든 문서 ‘전자화’

강완협 기자 발행일 2017-06-08 19:39:39 댓글 0
아파트 2개 단지 공모·선정, 운영비용 전액 지원…투명한 관리 기대

서울시가 투명한 아파트를 만들기 위해 지자체 최초로 아파트 모든 문서를 전자화한다.


시는 ‘맑은 아파트 만들기’ 사업을 적극 추진하기 위해 아파트 단지를 대상으로 ‘전자결재 문서행정서비스’를 시범 도입한다고 8일 밝혔다.


이번 시범 서비스는 기존 아파트 관리사무소에서 행해지는 ‘수기문서 방식’에서 벗어나 모든 문서의 생산부터 보관까지 모든 단계를 전자문서화하는 것이다.


대부분의 아파트 단지는 관리에 필요한 문서를 수기로 결재한 후 종이문서의 형태로 창고에 보관하고 있다. 관리사무소 직원의 잦은 이직 등으로 서류 등 자료의 인수인계가 원활하지 않은 실정이다.


종이문서 방식으로 보관하기 때문에 필요한 문서를 찾을 때 많은 시간이 소요되거나 문서를 분실하는 경우도 발생한다.


이로 인해 주민의 정보공개 요구 시 해당 정보를 적절히 제공하지 못해 주민 사이에 갈등과 분쟁의 원인이 되고 있다.


하지만 이러한 문제에도 불구하고 그동안 아파트에서 독자적으로 전자문서 관리시스템을 구축하는데 많은 비용과 노력이 들어가는 점 때문에 선뜻 나서지 못해 왔다. 모든 문서를 대외적으로 공개하는 부분에 대한 부담감도 전자결재시스템 도입에 장애요소였다.


이런 점을 고려해 시는 클라우드 기반으로 제공하는 전자결재 문서행정서비스를 이용할 예정이다.


클라우드 기반 서비스를 이용하게 되면 시스템을 관리하는데 들어가는 비용과 서버의 구매 및 설치비용, 업데이트 비용, 소프트웨어 구매 비용 등을 획기적으로 줄일 수 있다.


또한 아파트단지에서 부담스러워 하는 문서공개 부분은 향후 정보공개 중장기 계획에 따라 추진할 계획이다.


시는 이번 시범 운영을 효율적으로 추진하기 위해 관내 아파트 중 2개 단지를 공모·선정할 방침이다. 시범 단지로 선정된 아파트는 문서행정서비스 운영비용을 시에서 전액 지원할 예정이다.

이를 위해 시는 오는 9일부터 열흘간 아파트단지 대상 전자결재 문서행정서비스 구축 및 운영 경험이 있는 업체에 대한 공개 모집에 나선다.


시는 공고 마감 후 제안서평가위원회를 구성해 최종 사업자를 선정할 예정이다.


서울시 정유승 주택건축국장은 “이번 사업은 아파트 관리기반을 투명하고 편리하게 혁신하는 것뿐만 아니라 주민의 알권리를 충족시켜 줌으로써 아파트내의 비리근절과 불신들이 사라지는데 지대한 역할 할 것으로 기대된다”라며, “아파트 관계자 및 시민들이 관심을 가지고 지켜봐 주기를 바란다”라고 말했다



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